Assistant(e) de Direction

L’Agence Nationale des Ports (ANP) organise un concours pour le recrutement de Trois (3) Assistant(es) de Direction classés(es) à la catégorie « Maitrise ».

Intitulé du poste du Supérieur Hiérarchique : Le Directeur de l’entité d’affectation.

FINALITE :

• Assurer l'assistance administrative et organisationnelle de la direction et/ou des responsables, en prenant en charge la gestion du secrétariat, du courrier, de l'agenda et de la documentation afin de garantir la fluidité et l'efficacité du fonctionnement interne.

MISSIONS :

• Organiser et gérer l'agenda et les activités de la direction ;
• Assurer la gestion du courrier, des communications et de l’accueil ;
• Rédiger, mettre en forme et diffuser les documents administratifs ;
• Assurer le classement, l'archivage et la gestion documentaire ;
• Gérer les moyens administratifs et logistiques du secrétariat.

ACTIVITES PRINCIPALES :

Organiser et gérer l'agenda et les activités de la direction :

• Organiser et planifier l'emploi du temps de la direction et/ou des responsables.
• Coordonner les activités du secrétariat pour assurer la continuité du service.
• Planifier et préparer les réunions, rendez-vous et séminaires.
• Gérer la réservation et l'occupation des salles de réunions.
• Assurer la gestion logistique et la coordination pratique des déplacements ou événements.
• Identifier les priorités et alerter la direction sur les contraintes de temps.

Assurer la gestion du courrier, des communications et de l’accueil :

• Réceptionner, examiner et dispatcher le courrier en fonction de sa nature et de son destinataire.
• Enregistrer, traiter et diffuser le courrier entrant et sortant.
• Centraliser les appels téléphoniques, filtrer les communications et fixer les rendez-vous.
• Accueillir, informer et orienter les collaborateurs internes et les visiteurs externes.
• Maintenir un suivi rigoureux des correspondances et des messages.

Rédiger, mettre en forme et diffuser les documents administratifs :

• Rédiger les courriers, comptes rendus, notes de service, procédures de travail ou documents divers à partir de consignes orales ou écrites.
• Mettre en forme et vérifier la cohérence des textes manuscrits, dictés ou enregistrés.
• Utiliser les outils bureautiques (traitement de texte, tableurs, bases de données) pour la conception, la mise en page et la diffusion des documents.
• Garantir la qualité rédactionnelle, la présentation et la conformité des documents produits.

Assurer le classement, l'archivage et la gestion documentaire

• Réceptionner, vérifier et classer tous les documents destinés à la direction (factures, dossiers, rapports, etc.).
• Mettre en place des systèmes de classement communs et veiller à leur bonne utilisation.
• Assurer la conservation, la traçabilité et la mise à jour des archives physiques et numériques.
• Organiser la consultation et la diffusion des documents internes selon les procédures établies.

Gérer les moyens administratifs et logistiques du secrétariat

• Gérer les stocks de fournitures administratives de la direction et effectuer les commandes nécessaires.
• Veiller à la disponibilité du matériel et à la bonne tenue des espaces de travail.
• Coordonner les besoins administratifs entre les différents services et divisions.
• Soutenir la direction dans la préparation des dossiers de suivi, tableaux de bord ou documents de synthèse

RELATIONS INTERNES ET EXTERNES :

Relations internes :

• Entités des Directions Centrales ;
• Entités des Directions des Ports et Régions ;
• L'ensemble des collaborateurs relevant de la Direction.

Relations externes :

• Les partenaires, prestataires, visiteurs et institutions…

PROFIL REQUIS :

• Nationalité : Marocaine.
• Age : Maximum 40 ans au 31/12/2025.
• Formation de Référence : Titulaire d'un diplôme de Technicien Spécialisé ou Technicien Supérieur délivré par un établissement public ou privé reconnu par l'Etat (Вac+2).
• Spécialité : Office Manager, Assistant(e) ou équivalent.
• Expérience :  2 ans minimum dans le poste d'assistant(e) de direction ou similaire.

COMPETENCES :

Savoir :

• Connaissance des techniques documentaires, archivistiques et de la législation afférente ;
• Connaissance des procédures administratives, des règles de confidentialité et des circuits de communication interne ;
• Connaissance du secteur portuaire marocain, de la loi 15.02 et de l'organisation de l'ANP ;
• Connaissance et utilisation des systèmes bureautiques et des systèmes d'information métiers ;
• Bon niveau de français et d'anglais à l'oral et à l'écrit

Savoir-faire :

• Maîtrise des techniques d'accueil et de communication ;
• Capacité à organiser et planifier les activités ;
• Maîtrise de la rédaction administrative en Arabe, Français et Anglais ;
• Capacité à gérer le classement et l’archivage ;
• Maîtrise des outils bureautiques et systèmes d'information.

Savoir-être :

• Sens de l'organisation et rigueur ;
• Discrétion et respect de la confidentialité ;
• Esprit d'équipe et sens du service ;
• Capacité d'adaptation et de réactivité ;
• Bonne communication orale et écrite ;
• Ponctualité, fiabilité et autonomie dans le travail ;
• Sens de l'accueil.