Chef de Division Gestion Documentaire et Archivistique (H/F)

Forts de nos valeurs communes : Engagement -Transparence - Respect - Responsabilité- Esprit d'équipe.

Nous vous invitons à rejoindre nos talents et à contribuer à l'essor d'un Groupe locomotive dans le secteur de l'habitat et du développement territorial !

La Société Holding Al Omrane Rabat , recrute 01 Chef de Division Gestion Documentaire et Archivistique (H/F).

MISSIONS :

• Proposer et mettre en œuvre une politique de gestion documentaire et d'archivage physique et électronique du Groupe, en garantissant la conservation, la traçabilité, la confidentialité et la valorisation du patrimoine informationnel, dans le respect du cadre réglementaire en vigueur et des normes et bonnes pratiques applicables.

PRINCIPALES ATTRIBUTIONS :

Proposition et mise en œuvre d'une politique de gestion documentaire

• Proposer et mettre en œuvre une stratégie globale de gestion documentaire et d’archivage ;
• Définir les procédures et normes internes en matière de gestion des documents papier et électroniques ;
• Mettre en place une politique de records management intégrée aux processus métiers ;
• Œuvrer à l'élaboration et à la mise à jour des outils de gestion des archives,
• notamment le plan de classification et le calendrier de conservation.

Organisation du classement et de la conservation des archives :

• Superviser la collecte, le traitement, le tri, le classement l'élimination, conservation et communication des documents ;
• Garantir la conservation des archives définitives et la gestion des archives courantes et intermédiaires ;
• Gérer les espaces physiques et numériques d'archivage.

Coordination avec les services producteurs de documents :

• Accompagner les directions dans l'identification, la gestion et le tri de leurs fonds documentaires ;
• Sensibiliser et former les collaborateurs aux bonnes pratiques documentaires.

Gestion des accès et de la confidentialité :

• Organiser la communication interne et externe des archives dans le respect des procédures, de la réglementation en vigueur et du calendrier de conservation.

Numérisation et modernisation de la gestion documentaire :

• Piloter des projets de dématérialisation et d'archivage électronique ;
• Veiller à l'intégration des outils de ECM (Entreprise Content Management) et à leur évolution.

Veille réglementaire et conformité :

• Suivre l'évolution des textes législatifs et réglementaires relatifs à la gestion documentaire et aux archives ;
• Assurer la conformité aux exigences légales et normatives ;
• Réaliser des évaluations périodiques des pratiques et des risques relatifs à la gestion documentaire et à l'archivage.

Cette description prend en compte les principales responsabilités, elle n’est pas limitative.

CONDITIONS D’ACCÈS AU POSTE :

• Diplôme requis : : Diplôme : Bac+4/5 ou diplôme d'ingénieur (diplôme d'état ou équivalent), en Ingénierie des connaissances et sciences des données, Ingénierie de l'information Numérique Management de l'information.
• Expérience : 4 années d'expérience au minimum dans le domaine de la Gestion documentaire et archivistique ;

NB : Seules les expériences en lien avec les missions et attributions du poste à pourvoir seront prises en compte lors du processus de présélection.

COMPÉTENCES REQUISES :

TECHNIQUES :

• Maîtrise des normes et procédures de gestion documentaire (ISO 15489, Records Management, etc.) ;
• Connaissance approfondie de la réglementation relative aux archives publiques/privées ;
• Maîtrise des outils de gestion électronique des documents (ECM) et des systèmes d'archivage numérique ;
• Élaboration de plans de classement et de tableaux de gestion ;

COMPORTEMENTALES ET MANAGERIALES :

• Rigueur, méthode et sens de l’organisation ;
• Discrétion et sens de la confidentialité ;
• Esprit d'analyse et de synthèse ;
• Curiosité intellectuelle et goût pour la veille documentaire ;
• Sens du service et de l'écoute des besoins des utilisateurs internes ;
• Capacité d'adaptation à différents contextes organisationnels ;
• Leadership ;
• Conduite du changement.