Assistante de direction

L’Office de la Formation Professionnelle et de la Promotion du Travail lance un Appel à Candidatures pour occuper le poste de : Assistante de direction.

Affectation : Casablanca (Siège Social).

DESCRIPTIF DU POSTE :

• L’assistante de direction au cabinet de la Directrice Générale de l'OFPPT joue un rôle essentiel de soutien dans la gestion des activités administratives et organisationnelles. Elle veille à la bonne circulation de l’information et assure une assistance de qualité aux membres de la direction pour garantir l’efficacité et la fluidité des opérations.

PROFIL REQUIS (CANDIDATS EXTERNES ET INTERNES) :

• Diplôme de la licence, ou équivalent, relevant du domaine de la communication, la gestion administrative ou d’entreprise, informatique, commerce, marketing ou un domaine connexe (Diplôme donnant accès à l’échelle 10 de la fonction publique) ;
• Des certifications en bureautique avancée (Word, Excel, PowerPoint) ou en techniques de communication professionnelle sont un atout ;
• Maîtrise des langues de travail, notamment le français et l’arabe (oral et écrit), avec un bon niveau d’anglais (écrit et oral) pour interagir avec des interlocuteurs anglophones ;
• Minimum de 2 années d’expérience dans un poste similaire, idéalement en tant qu’assistante de direction au sein d’une structure publique ou d’une grande organisation ;
• Expérience dans l’organisation de réunions, la gestion de l’agenda d’un responsable, ainsi que la coordination d’activités administratives et logistiques ;
• Être âgée de moins de 40 à la date de prise de service ;
• Être de nationalité marocaine.

COMPETENCES CLES REQUISES :

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office Suite : Word, Excel, PowerPoint, Outlook) pour préparer, organiser et formater des documents administratifs et rapports.
• Connaissance de logiciels spécialisés en gestion de bases de données, de communication et de planification (par exemple, SharePoint, Google Workspace, Teams, etc.) pour faciliter la collaboration et l'organisation interne.
• Compétence dans les techniques d’archivage physique et numérique pour organiser, classer, et sécuriser les documents de la Direction Générale.
• Connaissance des systèmes de gestion électronique des documents (GED) pour l’archivage et la recherche rapide de documents importants.
• Aptitude à appliquer les normes de confidentialité et de protection des données conformément aux règles en vigueur.
• Excellentes compétences en communication écrite, avec une capacité à rédiger des documents officiels, des notes internes, des comptes rendus et des courriers administratifs en arabe et en français.
• Compétences en relecture et en édition pour assurer la clarté, la cohérence et la correction des documents en arabe et en français.
• Capacité à communiquer efficacement à l’oral, en s’adaptant aux interlocuteurs et en assurant la fluidité des échanges entre les différents services.
• Compétences organisationnelles et de gestion du temps :
• Excellente capacité à organiser et à gérer son temps, ainsi que celui de l'équipe, en priorisant les tâches et en respectant les délais fixés.
• Aptitude à gérer plusieurs tâches simultanément et à s’adapter aux changements de priorités dans un environnement dynamique.
• Grande rigueur dans la manipulation d’informations sensibles et confidentielles, notamment celles en lien avec la gestion interne de l’OFPPT et les dossiers stratégiques de la direction.
• Aptitude à respecter les procédures internes en matière de confidentialité et de protection des données.
• Aptitude à travailler en équipe et à collaborer avec divers départements au sein de l’OFPPT.
• Sens de l'écoute et capacité à répondre aux besoins de la direction et des collaborateurs de manière proactive et avec un souci du service.
• Capacité à prendre des initiatives et à résoudre des problèmes de manière autonome tout en sachant quand solliciter la direction.
• Polyvalence pour intervenir sur des missions variées en fonction des besoins de la Direction Générale.
• Compréhension des procédures administratives et des flux d’information au sein de l’OFPPT pour assurer un soutien efficace et conforme aux attentes institutionnelles.