Assistante de Direction

Dans le cadre du renforcement de son capital humain, la Société de Développement Local Oujda Animation et Développement S.A. procédera au recrutement du profil spécifique suivant : Assistante de Direction.

MISSIONS DU POSTE :

• Elle recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au bon fonctionnement de la Direction Générale et des Services.
• Elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
• Elle prend en charge, en lien avec la DG, l'organisation matérielle et logistique des réunions.

ACTIVITES ET TACHES PRINCIPALES DU POSTE :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes ;
• Assurer les prises de rendez-vous ;
• Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques ;
• Suivre la circulation des parapheurs ;
• Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances ;
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports...), les reproduire et les diffuser ;
• Traiter et diffuser des informations internes et externes ;
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur ;
• Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe ;
• Organiser les réunions et leurs logistiques ;
• Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées ;
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases des données relatives à la gestion administrative ;
• Classer, pré-archiver les documents.

PROFIL REQUIS :

Formation et Qualification Nécessaire :

• Technicien spécialisé ou licence (Secrétariat et bureautique ou équivalent)
• Expérience minimum exigée est 2 années.

Compétences Opérationnelles :

• Très bonne capacité rédactionnelle et d'expression orale ;
• Rigueur, sens de l'organisation et autonomie de travail ;
• Sens des priorités ;
• Sens de l'organisation ;
• Capacité à prendre des initiatives ;
• Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique ;
• Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence ;
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion conviviale.

Connaissance :

• Maîtrise des techniques de communication orale et écrite.
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
• Maîtrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerie.

Savoir Être :

• Accueillante ;
• Autonome ;
• Discrète ;
• A l'écoute ;
• Et au service du public.

Et Avoir :

• Un bon sens relationnel ;
• Une Capacité d'anticipation ;
• Et une Force de proposition.

Conditions et Contraintes d'Exercice :

• Gestion de Stress et gestion des priorités ;
• Disponibilité.