Assistante Administrative

ACTIVITES PRINCIPALES :

Rattaché directement à la directrice de gouvernance et audit, vous contribuez à la gestion efficace des flux d'information et à l'organisation de l'emploi du temps de la Directrice, afin de faciliter le fonctionnement optimal du la direction d'affectation

A ce titre, vos principales activités seront :

Gestion des informations et de la communication

• Gérer l'accueil téléphonique et physique de la direction, en filtrant et en redirigeant les demandes vers les interlocuteurs appropriés
• Collecter, rassembler et mettre en forme les informations nécessaires au fonctionnement optimal de la Direction
• Gérer le courrier électronique et postal, en triant et en distribuant les messages aux services concernés

Organisation et coordination

• Gérer l'agenda de la Directrice, planifier les rendez-vous, les réunions internes/externes et les déplacements professionnels
• Coordonner les agendas de l'équipe, en fixant les priorités et en planifiant les réunions internes
• Organiser les déplacements professionnels de la Directrice, y compris la réservation des moyens de transport, de l'hébergement et des services associés

Communication et interface

• Recevoir et filtrer les communications entrantes et sortantes, en apportant des réponses rapides aux demandes urgentes
• Assurer une interface professionnelle avec les clients, les partenaires commerciaux et les fournisseurs
• Rédiger les courriers, les communications internes et les documents administratifs en respectant les normes de rédaction établies
• Préparer les lettres de convocation, suivre les convocations, coordonner avec les assistantes des Ministères

Organisation administrative

• Effectuer le classement et l'archivage des documents, en veillant à leur accessibilité
• Gérer les fournitures de bureau et les consommables nécessaires au bon fonctionnement de la Direction
• Respecter strictement la confidentialité des informations traitées
• Fournir un soutien administratif et opérationnel au sein de la direction d'affectation

PROFIL RECHERCHE :

• Vous êtes de formation BAC +2/3 en Secrétariat, assistanat ou équivalent avec une expérience de 2 à 5 ans dans un poste similaire.
• Vous disposez de techniques de secrétariat, de classement et de l’archivage ;
• Vous avez une capacité de gérer les flux d’information ;
• Vous maitrisez les techniques rédactionnelles ;
• Vous possédez une connaissance poussée des outils bureautiques ;
• Vous possédez un bon esprit d’analyse et de synthèse ;
• Vous avez le sens de confidentialité et de l’organisation ;